Veelgestelde vragen over Tolken op afstand

Algemeen

Algemeen





Hoe kan ik me voorbereiden op mijn online vergadering of college?


Deel van te voren zoveel mogelijk informatie ter voorbereiding met de horende en dove tolkgebruikers en de tolk(en), zoals de lesstof, de agenda, notulen, dia's en deze handleiding.




Hoeveel tolken moet ik inzetten?


Online tolken is erg intensief en vraagt zowel taalkundig, technisch als inhoudelijk veel van de tolk. Er is geen minimumtijd vereist voor het inzetten van twee of meer tolken. Het aantal tolken dat nodig is, is afhankelijk van verschillende factoren, zoals bijvoorbeeld de duur van de bijeenkomst, het aantal dove en horende tolkgebruikers, de mogelijkheid om iemand te kunnen onderbreken of het inhoudelijke niveau van de bijeenkomst. Tip: Kijk op de website van het UWV voor het overzicht van tolkvergoedingen vanuit de overheid.




Ik werk vanuit huis. Waar moet ik op letten?


Als je vanuit huis werkt, maak dan afspraken met je huisgenoten: als meerdere mensen tegelijkertijd online vergaderen, lessen volgen, films streamen of beeldbellen, vermindert dit de kwaliteit van de internetverbinding.




Hoe vaak is er pauze nodig?


Virtueel vergaderen is vermoeiend. Plan meerdere korte vergaderingen in in plaats van een lange vergadering. Las regelmatig een pauze in, zodat je je los kunt maken van je beeldscherm. Voor vergaderingen of colleges die meer dan één uur duren, kun je het beste elk half uur een korte pauze houden.




De vergadering is afgelopen. Wat nu?






Online programma's

Welk programma is geschikt voor mijn vergadering of college?


Er zijn verschillende programma’s waarmee gewerkt kan worden, zoals Zoom, Skype for Business, WebEx, MS Teams, Jitsi, FaceTime, Whatsapp, Whereby e.a. Welk programma het meest geschikt is, hangt af van het doel van de vergadering, het type bijeenkomst en het aantal mensen dat deelneemt.
Update je besturingssysteem en je webcamprogramma voordat de bijeenkomst begint. Een update kost tijd. Voordat je sommige programma’s kunt gebruiken, krijg je de melding: ‘je dient eerst updates uit te voeren, pas daarna kun je het programma gebruiken.’ Als je dat op het laatste moment doet, ben je te laat bij de vergadering.




Hoe leer ik een vergaderprogramma kennen?


Elk programma ziet er anders uit en heeft andere mogelijkheden. Installeer de meest recente versie van het programma dat gebruikt wordt. Bekijk filmpjes en uitleg over de werking van alle knoppen en schermen via de website van het programma of via YouTube.




Moet ik het programma vooraf uittesten?


Test, test en test wanneer mogelijk en zoveel mogelijk! Als je een belangrijke online afspraak hebt, is een testafspraak op een ander tijdstip aan te raden, zodat zowel de dove als horende tolkgebruiker(s) en de tolk(en) weten welke instellingen goed werken. Plan dus tijdig een extra afspraak in.





Privacy

Wat moet ik weten over privacy en online vergaderen?


Virtueel vergaderen is privacygevoelig. Er staan meerdere apparaten met elkaar in verbinding en informatie en documenten worden gedeeld. De Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) is ook tijdens virtuele vergaderingen van kracht. Laat je hierover goed informeren.




Wat doe ik als er een opname gemaakt wordt van de online bijeenkomst?


Als er een opname gemaakt wordt van de online bijeenkomst, verschijnt daar een melding van in beeld. Mocht er vooraf aan de opname geen toestemming gevraagd zijn aan alle deelnemers, geef dan aan of je er wel of niet mee akkoord gaat.





Techniek

Wat zijn de minimale eisen voor mijn internetverbinding?


Gebruik een ethernetkabel. Met een kabel heb je een stabielere en snellere internet- verbinding dan met wifi. Zoek uit welke ethernetkabel het meest geschikt is voor jou. Je kunt de kwaliteit van de audio en video verbeteren door:
● net voor de afspraak jouw computer of tablet helemaal uit te zetten en opnieuw op te starten
● alle onnodige programma’s op jouw computer of tablet af te sluiten en niet te
gebruiken tijdens de afspraak
● te zorgen voor een goede belichting en een rustig beeld (dus geen volle boekenkast op de achtergrond).
Via https://www.speedtest.net kun je je upload- en downloadcapaciteit meten.




Hoeveel beeldschermen heb ik nodig?


Hoeveel beeldschermen (monitors) je nodig hebt is onder andere afhankelijk van de grootte van je beeldscherm, van het programma dat gebruikt wordt en of er wel of geen scherm gedeeld wordt tijdens de vergadering. Je 3 kunt twee beeldschermen gebruiken: een beeldscherm waarop je de tolk of dove deelnemer goed in beeld hebt en een ander beeldscherm waarop je de algemene bijeenkomst kunt volgen. Het creëren van een ‘tweede beeldscherm’ kan door een tweede beeldscherm (zoals een TV-scherm) aan je computer te koppelen (via HDMI-kabel), maar je kunt ook op twee verschillende apparaten inloggen. Bij sommige programma’s heb je meerdere accounts nodig om meerdere keren te kunnen inloggen. Tip: zoek filmpjes op over de mogelijkheden van het gebruik van een tweede scherm.




Heb ik een koptelefoon nodig?


Voor zowel tolken als horende deelnemers geldt dat gebruik van een goede koptelefoon (met noise-cancelling en geluidsbegrenzer) helpt bij de concentratie.
Hoe minder omgevingsgeluid je opvangt, hoe minder energie je verliest met het ‘filteren’ van de juiste input. Daarnaast heb je bij gebruik van een goede koptelefoon met een geluids-begrenzer verminderd risico op akoestisch trauma.
Akoestisch trauma, ook wel akoestische shock genoemd, kan veroorzaakt worden door een onverwacht hard geluid, maar ook door langdurig input van een slecht kwaliteit audio.




Welke koptelefoon is geschikt?


Kies een koptelefoon over je oren en met kabel, bij voorkeur met USB verbinding. Dit geeft de beste geluidskwaliteit voor jezelf en voor de luisteraar en is het beste voor je oren. Zie bijvoorbeeld de lijst van AIIC met geteste koptelefoons. Gebruik -vanwege kans op akoestisch trauma5- geen bluetooth koptelefoon of in-ear koptelefoon van je mobiele telefoon.




Heb ik een losse microfoon nodig?


In plaats van een koptelefoon kun je ook een losstaande microfoon gebruiken die je op je bureau zet. Voor audio output (het geluid dat vanuit de computer naar jou toe komt) kun je dan een koptelefoon gebruiken of aparte luidsprekers. Gebruik niet de luidsprekers van je computer of tablet. Let op dat je bij de verschillende online programma’s de juiste instellingen kiest: selecteer uit de verschillende opties jouw juiste speaker, juiste microfoon en juiste camera. Welke microfoon is geschikt?
Indien je een losse microfoon gebruikt, neem er dan een met een USB verbinding, dit levert de beste kwaliteit. Bij voorkeur een microfoon met instelbare ruisonderdrukking om omgevingsgeluid te filteren.




Welke kleur moet mijn achtergrond hebben?


Zorg voor een rustige achtergrond en rustig ogende kleding, zeker als je gebaart. Dit voorkomt visuele ruis voor de kijker. De achtergrond en jouw kleding moeten voor voldoende contrast zorgen zodat de (vertaling in) gebarentaal duidelijk zichtbaar is.
Doofblinde personen geven vaak de voorkeur aan een tolk die gebruik maakt van een chroma blauwe achtergrond en zwarte kleding. Overleg vooraf met elkaar wat de voorkeuren zijn.




Kan ik mijn vakantiefoto als achtergrond gebruiken?


Als je een virtuele achtergrond gebruikt, bekijk dan éérst zelf hoe het beeld eruit ziet en of je goed zichtbaar bent voordat je de vergadering in gaat. Je achtergrond verwisselen tijdens de vergadering geeft veel onrust. Als je gebaart, gebruik dan geen virtuele achtergrond: als je zelf veel beweegt, dan past de achtergrond zich niet snel genoeg aan. Kies een effen muur als achtergrond of gebruik een kamerscherm.
Je kunt ook een speciaal video-achtergrondscherm of doek gebruiken.




Waar moet ik rekening mee houden wat betreft het licht?


Zorg voor goede belichting, zonder schaduw op je gezicht of handen. Voor een goede verdeling van het licht en het vermijden van schaduw op je gezicht en handen doe je door gebruik te maken van minimaal twee lampen. Een lamp schuin rechts voor je en de andere lamp links schuin voor je. Indien het licht te fel is, richt je je lamp zo dat het indirect licht geeft, bijvoorbeeld via het plafond. Als je een bril draagt, let dan op dat het licht niet weerkaatst in je brilglazen.




Heb ik een losse webcam nodig?


De kwaliteit van een losse webcam is bijna altijd beter dan de ingebouwde camera in jouw computer of tablet. Een losse webcam kun je op de jouw gewenste positie zetten en je kunt meer instellen (belichting, beeldgrootte, etc). Indien je over een goede kwaliteit camera in jouw mobiele telefoon of videocamera beschikt, kun je die ook als webcam gebruiken. Er bestaat een app waarmee je je mobiele telefoon kunt instellen als externe webcam, bv. EpocCam (iOS) of DroidCam (Android). Stel hierbij wel in dat je niet gestoord wilt worden door inkomende oproepen.




Aan welke eisen moet mijn webcam voldoen?


Het advies is om een camera of webcam met minimaal 1080p HD te gebruiken. Een betere optie is een 4K camera, dit garandeert optimale kwaliteit. Sommige webcam-programma’s bieden je de keuze om je webcam via een browser of via een applicatie te gebruiken. Met ‘applicatie’ wordt ook wel software bedoeld. Kies ‘applicatie’. Webcamgebruik via een browser vergroot de kans op storingen en er zijn minder functionaliteiten beschikbaar dan als je een applicatie gebruikt.




Hoe positioneer ik mijn camera?


Zorg dat je camera op een prettige werkhoogte, bij voorkeur op ooghoogte, staat zodat jij ontspannen kunt zitten of staan. Een juiste hoogte voorkomt nek- en rugklachten. Indien je gebaart, zorg er dan voor dat de ruimte van de bovenkant van je hoofd tot je middel goed zichtbaar is, en dat je links en rechts voldoende ruimte hebt om te kunnen gebaren. Dat gaat het beste wanneer je wat verder van je laptop of computer af gaat zitten dan normaal. Zorg dat je recht voor de camera zit en de camera je niet van onderen filmt.




Camera aan of camera uit?


Zorg voor voldoende rust voor ieders ogen. In vergaderingen met veel deelnemers kan aan de deelnemers die niet aan het woord zijn gevraagd worden om hun camera uit te doen, dat levert een rustiger beeld voor de kijker(s). De kwaliteit van de uitgaande video wordt bepaald door de uploadsnelheid die jij op jouw locatie hebt. De kwaliteit van de inkomende video hangt af van de downloadsnelheid van jouw internet. Door het beperken van het aantal videobeelden op hetzelfde moment wordt minder internet bandbreedte gebruikt en vermijd je storingen. Tip: Via https://www.speedtest.net kun je je upload- en downloadcapaciteit meten.




(De) dove deelnemer(s) zet(ten) de camera uit. Wat nu?


Als dove tolkgebruikers hun eigen camera uitzetten, kunnen zij zichzelf en elkaar niet meer zien, maar zien zij nog steeds de tolk zien gebaart. De tolk kan de dove tolkgebruiker(s) niet meer zien en krijgt op dat moment geen visuele feedback meer (knikken, hoofdschudden, schouderophalen, etc.). Bespreek vooraf met de dove tolkgebruiker(s) welk communicatiekanaal gewenst is als alternatief. Welke gebaren gebruik ik?
Wees jezelf bewust van welke gebaren wel en niet ‘werken’ voor de camera, tweedimensionaal, en hoe je hier eventueel een aanpassing in maakt.




Hoe verloopt de tolkwissel?


Er zijn verschillende mogelijkheden om te wisselen. Bespreek vooraf met je collega en met de deelnemer(s) wat in deze situatie het best past.
● Alleen de camera van de actieve tolk staat aan. De teamtolk schakelt zijn/haar camera in als hij/zij klaar is om de actieve tolk af te lossen. De actieve tolk geeft op beeld aan wanneer de wissel zal plaatsvinden, zodat degenen die naar de tolk kijken tijd hebben om hun instellingen aan te passen en de andere tolkin vast te zetten. Op deze manier ben je als team tolken ergbeperkt in het ondersteunen van en samenwerken met elkaar. ● Het beeld van beide tolken is zichtbaar . Op die manier kan de niet-actieve tolk de actieve tolk ondersteunen, of tijdelijk debeurt overnemen. ● De tolken werken met twee aparte programma’s. De tolken nemen bijvoorbeeld deel aan de vergadering in Zoom, maar laten hun camera uit staan. Daarnaast gebruiken ze op eenander beeldscherm bijvoorbeeld Skype met de dove deelnemers, waarin ze alleen hun camera aan laten staan. De tolk kan dan fysiek een hand op steken als teken om de actieve collega af te lossen. De dove tolkgebruiker weet dan ook dat hij/zij over moet schakelen naar het beeld van de andere tolk. ● Een combinatie is ook mogelijk: de tolken nemen deel in dezelfde vergadering en hebben als ondersteuning naar elkaareen ander programma aan staan. De tolken kunnen dan actief teamtolken waarbij maar één tolk zichtbaar is in de vergadering.





Teamtolken

De vergadering is afgelopen. Wat nu?


Online bijeenkomsten vragen veel van alle deelnemers, zowel inhoudelijk als technisch. Aan het eind van de vergadering vraagt de voorzitter aan de deelnemers naar tips en tops in de samenwerking tussen alle tolkgebruikers en de tolk(en). Als bepaalde zaken niet lekker liepen, wordt een testafspraak gemaakt vooraf aan de volgende bijeenkomst.




Hoeveel tolken moeten ingezet worden?


Online tolken is erg intensief en vraagt zowel taalkundig, technisch als inhoudelijk veel van de tolk. Er is geen minimumtijd vereist voor het inzetten van twee of meer tolken. Het aantal tolken dat nodig is, is afhankelijk van verschillende factoren, zoals bijvoorbeeld de duur van de bijeenkomst, het aantal dove en horende tolkgebruikers, de mogelijkheid om iemand te kunnen onderbreken of het inhoudelijke niveau van de bijeenkomst. Stem vooraf met de betrokkenen af hoe de tolkuren gedeclareerd worden.




Wat moet ik als tolk vooraf afstemmen?


Spreek van tevoren met je collega tolk en de dove deelnemer(s) goed af hoe jullie deze vergadering zullen tolken. Bespreek de online programma(’s), hoe de tolkwissel verloopt en hoe je ondersteund wil worden. Controleer of jullie camerainstellingen op elkaar afgestemd zijn. Soms is het beeld van de ene tolk verticaal gespiegeld en dat van de andere niet, wat problemen kan geven in de organisatie van jullie gebarenruimte. Dit kan vervelend zijn voor de deelnemers.




Hoe geef ik, de tolk, aan dat er een tolkwissel volgt?


De tolk geeft duidelijk aan dat er gewisseld gaat worden. Dat kan door het gebaar ‘wisselen’ te maken, net zolang tot de dove deelnemer knikt. De dove deelnemer kan dan de andere tolk vastzetten. Als dove deelnemers gekozen hebben om hun camera uit te zetten, dan zijn ze niet zichtbaar voor de tolk.
Stem vooraf aan de bijeenkomst af hoe jullie om gaan met tolken zonder visuele feedback van de dove tolkgebruiker.
● De ondersteunende tolk kan een gekleurd briefje in beeld houden. Een nonverbaal
signaal (een kleurig papiertje dat wappert) geeft een ander signaal naar de hersenen dan als het gebaar ’15 (minuten)’ gemaakt wordt, bijvoorbeeld. Als de actieve tolk het kleurige papiertje ziet, dan weet hij/zij dat de ondersteunende tolk klaar is voor de tolkwissel.




Ik hoor niet welke stem van welke horende deelnemer is. Dat is lastig tolken. Wat doe ik?


Als de stemmen van de horende deelnemers veel op elkaar lijken en je kent ze niet goed genoeg om te horen wie er aan het woord is, vraag dan aan de technisch voorzitter of hij/zij de deelnemers vraagt om steeds eerst hun eigen naam te noemen, voordat ze iets zeggen.
● In bepaalde programma’s is het mogelijk om in de deelnemerslijst te zien wie er spreekt. De naam van die persoon komt dikker gedrukt in beeld.




Er zijn meerdere dove deelnemers in de bijeenkomst. Hoe pak ik dat aan?


In de meeste programma’s kun je meerdere mensen vastzetten/pinnen. Bekijk ook de uitgewerkte voorbeeldsituaties op deze website.




Hoe blijf ik in contact met mijn collega en/of met de dove deelnemer(s)?


Om als actieve tolk je collega te kunnen ondersteunen tijdens de online vergadering kun je in sommige programma’s de persoonlijke chatfunctie gebruiken. Whatsapp, of een gewone telefoonverbinding zijn ook prima. Zet ook een communicatiekanaal op met je collega tolk en/of dove deelnemer(s) om feedback te delen. Zo kan je bijvoorbeeld voorafgaand aan de opdracht een WhatsAppgroep aanmaken waarin je tijdens de vergadering info kunt uitwisselen.




Hoe kan ik mijn collega ondersteunen als ik zelf de niet-actieve tolk ben?


Bij het online tolken kunnen soms andere methodes van pas komen om de boodschap over te brengen dan op locatie. Denk bijvoorbeeld aan het opschrijven en in beeld houden van vaktermen (wit papier, zwarte stift) of opschrijven in de chat. Als beide tolken elkaar kunnen zien, kan de niet-actieve tolk de andere tolk ondersteunen met niet-manuele bevestigingen (hoofdknik, glimlach, etc.). Als er onbekende termen gebruikt worden, heeft de niet-actieve tolk tijd om e.e.a. op het internet op te zoeken en de informatie naar de actieve tolk te sturen (via whatsappbijvoorbeeld). Na de volgende tolkwissel kan de tolk het bericht doornemen.




Als ik naar het Nederlands tolk, komt mijn gezicht groot in beeld. Wat doe ik?


Je kunt je camera uitzetten op het moment dat je tolkt van NGT naar Nederlands. Omdat je microfoon aan staat, is jouw stem goed te horen. De andere deelnemers zien de gebaarder. Echter, als je dit doet, dan kan de gebaarder de tolk niet meer zien en kun je niet met elkaar afstemmen of alles goed verloopt. Je zou dat wel kunnen doen via een tweede programma, of vooraf afstemmen met de dove deelnemer dat je je camera uitzet. In bepaalde programma’s bestaat de optie ‘hide non-video participants’. Als deelnemers die optie selecteren, zien ze het zwarte) scherm van de tolk niet meer. Ze zien dan wel de gebaarder en horen de stem van de tolk.





Vergaderproces

Wat is de taak van een technisch voorzitter?


Stel een technisch voorzitter aan die mensen de beurt geeft. De technisch voorzitter is de bewaker van het online vergaderproces.




Wat doet een technisch voorzitter tijdens de online vergadering?


De technisch voorzitter
• stelt zichzelf voor en benoemt wie aan de vergadering deelnemen;
• stelt de tolken voor;
• legt uit hoe de vergadering zal verlopen (a.d.h.v. deze handleiding);
• duidt aan wie er steeds zichtbaar zal blijven op beeld (voor de dove tolkgebruikers zullen dit met name de tolk(en) en de andere gebaarders zijn);
• vraagt aan de andere deelnemers om hun (camera en) microfoon uit te schakelen. Het verminderen van auditieve en visuele ruis zorgt er namelijk voor dat de spreker of gebaarder beter zichtbaar is en datiedereen zich beter kan concentreren. • Geeft aan hoe mensen kunnen aangeven dat ze iets willen zeggen (bijvoorbeeld via de chat, via de optie raise hand, of door je video en/of microfoon aan te zetten waardoor het duidelijk wordt dat je de beurt vraagt).




Houdt de technisch voorzitter rekening met de tolk?


De technisch voorzitter is degene die er tijdens de hele vergadering op toeziet dat alle deelnemers op gelijkwaardige wijze actief kunnen deelnemen aan de vergadering. De inzet van tolken vraagt betekent dat alle deelnemers rekening dienen te houden met de tijd die nodig is
- om te tolken tussen de gesproken taal en de gebarentaal
- om bepaalde deelnemers te pinnen
- voor beurtwisselingen
- voor tolkwissels.




Wanneer kan ik de beurt nemen?


Wacht tot je de beurt krijgt van de technisch voorzitter, voordat je begint te gebaren of te spreken. Als je camera uit stond, wacht dan even voordat je begint met gebaren, zodat iedereen tijd heeft om je te pinnen. Zet je microfoon en/of video uit zodra je klaar bent en doe je raise hand naar beneden.




Hoe weet ik wie er aan het woord is?


De voorzitter is degene die beurten geeft. In een online bijeenkomst gebeurt dat explicieter dan op locatie. Spreek aan het begin af hoe het beurtnemen verloopt: in sommige programma’s zoals MS Teams en Zoom is er een knop waarmee je virtueel een ‘hand kunt opsteken’. In andere programma’s kan de chatfunctie gebruikt worden.




Wie leest de berichten in de chat?


Deelnemers en tolken hebben niet altijd de kans om de chatberichten te lezen tijdens de vergadering. De technisch voorzitter zorgt er dus voor dat opmerkingen in de chat hardop worden voorgelezen. De tolk tolkt wat er voorgelezen wordt, iedereen de berichten kan volgen.




Hoe tolk ik wie er aan het woord is?


Als iemand het woord neemt, vermeldt de voorzitter eerst de naam van de deelnemer. Stemmen van horende deelnemers lijken vaak op elkaar en als de tolk de deelnemers niet kent is het niet mogelijk aan te geven wie er aan het woord is.
Wijzen naar een spreker, zoals de tolk in een vergadering op locatie zou doen, om aan te geven wie er aan het woord is, is online niet mogelijk.




Er is een technische storing. Wat nu?


De technisch voorzitter geeft aan of de deelnemers moeten wachten of vertragen, of er technische instellingen moeten worden aangepast (bijvoorbeeld het vastzetten van videobeelden).